Klassenfahrt planen: So vermeiden Lehrkräfte unnötigen Stress – eine Checkliste

BERLIN. Eine Klassenfahrt ist für Schülerinnen und Schüler oft das Highlight des Schuljahres – für Lehrkräfte dagegen bedeutet sie jede Menge Stress. Genehmigungen, Kosten, Aufsichtspflicht, Nachhaltigkeit: Wer nicht frühzeitig strukturiert plant, riskiert Chaos und Konflikte. Wir zeigen, wie es besser geht – mit Tipps von Experten. Und einem pfiffigen Trick, der sogar den Unterricht bereichern kann.

„Wohin machen wir unsere Klassenreise?“ – kaum ist das Referendariat geschafft und die erste eigene Klasse übernommen, prallt diese Frage unweigerlich auf junge Lehrkräfte. Gerhard Wenge, Lehrer und Autor des Buches „Klassenfahrten, Exkursionen, Wandertage: Schülerorientiert und rechtssicher planen, durchführen und abrechnen“, beschreibt die Situation in einem Gastbeitrag so:

„Das Referendariat ist beendet, man übernimmt als Lehrerin oder Lehrer eine 5., 8. oder 11. Klasse, die Arbeit beginnt einem langsam über den Kopf zu wachsen, abends hockt man bis 10 Uhr am Schreibtisch – und am nächsten Morgen stellt ein Schüler diese Frage: ‚Wohin machen wir unsere Klassenreise?‘ Für die Beantwortung dieser Frage gibt es zwei Shortcuts: Man fragt eine erfahrene Kollegin und hängt sich an deren Reise dran oder man ruft direkt bei einem der etablierten Anbieter für Klassenreisen und lässt sich ein Paket zusammenstellen.“

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Allerdings sind damit die Herausforderungen nicht beendet. Wenge schildert die Sorgen, die viele Lehrkräfte umtreiben: „Welche Genehmigungen und Zustimmungen muss ich einholen – und hafte ich für Fehler bei der Einholung von Genehmigungen? Muss ich als Lehrerin dafür geradestehen, wenn die Schulfahrt teurer wird als geplant? Kann ich zur Rechenschaft gezogen werden, wenn Schüler auf einer Schulfahrt zu Schaden kommen, rauchen, trinken, verunglücken? Und wie soll das mit der Aufsichtspflicht in Amsterdam funktionieren, das geht doch gar nicht.“

Rechtlicher Rahmen und Zeitplan

Die „Richtlinien für Schulfahrten“ der Bundesländer regeln verbindlich Ziele, Arten, Dauer, Teilnahmepflichten, Genehmigungen, Finanzierung, Versicherungen und Jugendschutzbestimmungen. „In dem dort ausformulierten Rahmen muss man sich bewegen; Freiräume oder Interpretationsmöglichkeiten gibt es kaum“, so Wenge.

Für die Praxis empfiehlt er, den organisatorischen Ablauf klar zu strukturieren. Zu Beginn, rund ein Jahr vor der geplanten Reise, sollte innerhalb der Schule geklärt werden, ob eine Klassenfahrt überhaupt stattfinden darf und soll. Erst danach werden Schüler und Eltern eingebunden. Im nächsten Schritt geht es darum, die Rahmenbedingungen zu prüfen – was ist bereits festgelegt, wo gibt es Gestaltungsspielräume? Schließlich folgt eine Phase intensiver Absprachen mit der Schülergruppe, die nach und nach immer konkreter werden. Wenge betont: „Schülerinnen und Schüler haben ein sehr berechtigtes Interesse daran, auf die Ausgestaltung der Klassenfahrt Einfluss zu nehmen – es ist schließlich ihre Reise.“

Ein Dauerproblem ist die Finanzierung. Wenge empfiehlt, bei der Kostenplanung auf drei Prinzipien zu achten: Sparsamkeit, Transparenz und Dokumentation. Angebote sollten sorgfältig verglichen werden, über alle geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten muss jederzeit Auskunft gegeben werden können, und jede Ausgabe ist für die Abrechnung am Ende zu dokumentieren. Außerdem rät er dazu, bei der Kalkulation zwischen planbaren, unsicheren und unvorhersehbaren Kosten zu unterscheiden und stets einen Puffer einzubauen.

Der Verband Bildung und Erziehung (VBE) Berlin hat eine kompakte, aber sehr konkrete Checkliste für Lehrkräfte erarbeitet. Sie lautet:

1. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung – mindestens ein Jahr vorher.
2. Holen Sie die notwendigen Beschlüsse der Schulkonferenz ein.
3. Erstellen Sie eine vorläufige Kostenübersicht und lassen Sie diese genehmigen.
4. Informieren Sie die Eltern schriftlich und holen Sie deren Einverständniserklärungen ein.
5. Klären Sie die Teilnahmeverpflichtung und eventuelle Ausnahmen ab.
6. Organisieren Sie frühzeitig Begleitpersonen und regeln Sie die Aufsichtspflicht.
7. Wählen Sie die Unterkunft sorgfältig aus, prüfen Sie Verträge und holen Sie Angebote ein.
8. Planen Sie das Programm pädagogisch sinnvoll und achten Sie auf Sicherheit sowie Jugendschutz.
9. Erstellen Sie eine verbindliche Kostenkalkulation und informieren Sie die Eltern transparent.
10. Sorgen Sie für eine Reiserücktrittsversicherung und klären Sie den Versicherungsschutz.
11. Erarbeiten Sie Notfallpläne, zum Beispiel für Krankheit oder Unfälle.
12. Dokumentieren Sie während der Fahrt die Ausgaben und sammeln Sie Belege.
13. Führen Sie nach der Rückkehr eine Abrechnung durch und dokumentieren Sie den Ablauf.

Damit lassen sich viele der von Wenge beschriebenen Sorgen systematisch abarbeiten.

Immer häufiger spielt auch die Frage der Nachhaltigkeit eine Rolle. Das Portal Gesunde Erde – Gesunde Kinder rät, schon bei der Zielwahl ökologisch zu denken: Muss es die Flugreise nach Spanien sein – oder reicht eine Zugfahrt in die nahegelegene Region? Ebenso wichtig ist die Wahl einer Unterkunft, die ökologische Standards erfüllt. Wer regionale Anbieter für Programm und Verpflegung berücksichtigt, reduziert den ökologischen Fußabdruck der Fahrt deutlich. Hinzu kommen alltägliche Maßnahmen wie Müllvermeidung, sparsamer Energieverbrauch oder die Nutzung von Mehrweg. Besonders sinnvoll: Nachhaltigkeit nicht nur leben, sondern auch thematisch in das Programm einbinden, etwa durch Workshops oder Führungen. So wird die Klassenfahrt nicht nur zum Erlebnis, sondern auch zu einem Bildungsanlass für Zukunftsfähigkeit.

Schüler planen lassen – und dabei lernen

Ein entscheidender Punkt bleibt die Beteiligung der Schülerinnen und Schüler. Materialien wie das Unterrichtsmodul „Wir planen eine Klassenfahrt“ (Netzwerk-Lernen) zeigen, wie Lernende systematisch einbezogen werden können. Besonders pfiffig: Die Planung selbst wird dabei zum Unterrichtsinhalt. Die Jugendlichen lernen, ein gemeinsames Ziel zu finden, Arbeitsschritte zu strukturieren und Ergebnisse festzuhalten. Sie erfahren, dass Planung Teamarbeit ist, dass Kompromisse nötig sind, Absprachen getroffen und Entscheidungen konsequent eingehalten werden müssen. Ganz nebenbei erhalten sie Einblick in wirtschaftliche Prozesse, üben den Umgang mit Flussdiagrammen und erkennen, wie man Abläufe systematisiert.

So wird die Klassenfahrt gleich doppelt wertvoll: als gemeinsames Erlebnis – und als praktisches Lernprojekt. Oder, wie es Gerhard Wenge formuliert: „Es geht darum, die Schülerinnen und Schüler so viel wie möglich mitentscheiden zu lassen, gleichzeitig aber sicherzustellen, dass Themen nicht wieder und wieder diskutiert werden müssen.“ News4teachers 

Hier geht es zu allen weiteren Beiträgen des Themenmonats “Klassenfahrten und außerschulische Lernorte”.