Von Masernschutz bis Terminvereinbarung: Warum die Schulanmeldung Zeit kostet und wie digitale Abläufe entlasten

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Papierformulare, Rückfragen, Nachweise, Abtippen: Die Einschreibung kostet Schulen jedes Jahr viel Zeit. Schulen nutzen zunehmend digitale Tools, um den Ablauf zu vereinfachen. Doch was ist hierbei eigentlich wichtig?

Wenn die Einschreibung startet, wird es im Sekretariat selten „nur“ mehr Arbeit – es wird vor allem kleinteilig: Formulare kommen unvollständig zurück, Nachweise fehlen, Eltern fragen nach, und am Ende müssen Daten trotzdem in die Schulverwaltungssoftware übertragen werden.

Wo der Aufwand in der Praxis entsteht

Die bisherigen Abläufe verursachen bei vielen Schulen ähnliche Schwierigkeiten:

• Rückfragen-Schleifen: Angaben in den Formularen fehlen oder sind missverständlich.
• Nachweise separat: Dokumente kommen über verschiedene Kanäle und müssen zugeordnet werden.
• Manuelles Abtippen mit Fehlergefahr: Die handschriftlichen Formulare sind teilweise schwer lesbar, was die Übertragung in die Schulverwaltungssoftware erschwert.
• Unklarer Status: Wer hat schon abgegeben, was fehlt noch, wer muss erinnert werden?

Das Ergebnis: Selbst wenn ein Kollegium den Prozess gut vorbereitet, bindet die Umsetzung viele kurze, unterbrechungsanfällige Arbeitsschritte – und damit genau die Zeit, die in anderen Aufgaben fehlt.

Drei Stellschrauben, die in der Praxis den größten Unterschied machen

Die Digitalisierung dieser Prozesse kann Schulen spürbar entlasten.

Häufig reichen drei Bausteine:

1. Einladungen und Zugang klar steuern

Wenn Eltern einen eindeutigen Zugang zur Anmeldung haben (statt „irgendwo ein Formular“), sinkt die Zahl der Nachfragen – und es wird leichter, den Überblick zu behalten.

2. Formular + Uploads in einem Schritt

Viele Schulen brauchen neben den Stammdaten auch Nachweise, wie z.B. Masernschutz.

3. Weiterverarbeitung ohne Abtippen

Der Engpass entsteht oft am Ende: Wenn alle Informationen vorliegen, beginnt das Übertragen ins Schulverwaltungsprogramm. Digitale Prozesse haben den Vorteil, dass die Daten strukturiert weiterverwendet werden können.

Schulmanager Online: So kann ein digitaler Ablauf aussehen

Schulmanager Online, ein Softwareunternehmen, das sich auf die Vereinfachung von organisatorischen Abläufen von Schulen spezialisiert hat, hat ein Modul für die digitale Schulanmeldung entwickelt.

Dieses deckt folgende Schritte im Anmeldeprozess ab:

• Einladungen per Link und QR‑Code (personalisierbar)
• Online-Anmeldeformular am Computer oder Smartphone
• Upload von Nachweisen durch Erziehungsberechtigte (z.B. Masernschutz)
• Individuelle Anpassung von Texten und Feldern durch die Schule
• Strukturierter Export, damit Anmeldungen ins Schulverwaltungsprogramm übernommen werden können

Wer kann das Modul nutzen?

Die erste Version ist aktuell für bayerische Schulen verfügbar und kann drei Monate kostenlos getestet werden. Weitere Bundesländer werden derzeit ergänzt.

Johannes Stanggassinger, Gründer und Geschäftsführer von Schulmanager Online, erklärt: „Wir starten mit der Schulanmeldung dort, wo wir den Ablauf eng mit Schulen erproben können – und erweitern dann Schritt für Schritt. Uns ist wichtig zu verstehen, was Schulen brauchen und welche Details je nach Bundesland berücksichtigt werden müssen.“

Weitere Informationen finden Schulen auf der Website von Schulmanager Online. Zusätzlich gibt es kostenfreie Webinare, in denen Schulen den Ablauf kennenlernen und Feedback geben, sowie weitere Module testen können.

Interessierte Schulen finden weitere Informationen unter: www.schulmanager-online.de

Dies ist eine Pressemitteilung/ein Advertorial der Schulmanager Online GmbH.

Hier geht es zu allen Beiträgen des News4teachers-Themenmonats „Schule der Zukunft“.

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