BERLIN. Das neue Schuljahr steht vor der Tür – Zeit für gute Vorsätze. Wie wäre es mit diesem: mehr Ordnung auf dem Schreibtisch? Klassenarbeiten, Stundenpläne, Unterrichtsmaterial: Bei Lehrkräften stapelt sich das Material – zu Hause und im Lehrerzimmer. Christa Beckers, Beraterin für Büroorganisation und Zeitmanagement hat ein paar Tipps, wie eine gute Organisation den Schulalltag erleichtern kann. Das Interview erschien zunächst in der Zeitschrift „Grundschule“.
„Eine feste Ordnung spart Zeit“
Gibt es eine goldene Regel für die Ordnung am eigenen Arbeitsplatz?
Christa Beckers: Es gibt den Leitspruch ‚Ordnung entsteht durch Zuweisung von Plätzen‘. Ein Beispiel: Jemand, der immer seine Autoschlüssel sucht, der hat keinen festen Platz für ihn, der packt ihn mal hierhin und mal dort hin. Das ständige Suchen kann ich vermeiden, indem ich für meine Schlüssel einen festen Platz bestimme.
Und das gilt auch für den Schreibtisch?
Beckers: Das gilt für alles. Mit fest definierten Plätzen fällt Ordnung immer leichter. Unordnung entsteht nur dadurch, dass ich gedankenverloren die Dinge einfach irgendwo ablege – an den Platz, der mir spontan sinnvoll erscheint.
Gibt es ein System, das es mir leichter macht, den passenden Ort für meine Sachen zu finden?
Beckers: Die Menschen sind natürlich verschieden. Einige haben ein sehr bildliches Gedächtnis und kommen mit dem Chaos gut klar. Ich kann allerdings ein Ordnungssystem empfehlen, das sich für viele bewährt hat. Dafür muss ich auf meinem Tisch drei Plätze anlegen: Ich brauche einen Platz für die Dinge, die neu reinkommen, einen Platz, wo die Dinge liegen, die ich aktuell bearbeite und einen Platz, wo sich die Dinge befinden, die erledigt sind und in die Ablage gehören. Alleine diese Dreiteilung des Schreibtisches kann schon mal ein bisschen mehr Übersicht bringen. Wenn ich als Lehrer nach Hause kommen und einfach alles auf einen Stapel legen, verliere ich natürlich schnell den Überblick.
Das Interview erschien zunächst in der Ausgabe “Gemeinsam erziehen” der Zeitschrift “Grundschule”. Hier lässt sich das Heft bestellen oder lassen sich einzelne Beiträge herunterladen (kostenpflichtig).
Das „kreative Chaos“ – wer hat es nicht schon mal als Ausrede benutzt, um die Unordnung am eigenen Arbeitsplatz zu erklären? Häufig mangelt es einfach an Zeit, sich über eine sinnvolle Arbeitsplatzorganisation Gedanken zu machen. Dabei würde uns ein gutes Ordnungssystem Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Genauso wie ein gut durchdachtes und ansprechend gestaltetes Klassenzimmer bei Lehr- und Lernprozessen sinnvoll unterstützen kann. Für Lehrer stellt eine gute Organisation natürlich eine besondere Herausforderung dar, denn ihre Arbeitszeit verteilt sich auf gleich drei Arbeitsplätze: den Schreibtisch zu Hause, das Lehrerzimmer und den Klassenraum – weshalb diese Ausgabe der „Grundschule“ alle drei in den Blick nimmt.
Ein besonderes Problem für Lehrkräfte besteht ja darin, dass sie zwei Arbeitsplätze haben – in der Schule und zu Hause. Was raten Sie Lehrkräften, die sich an zwei Arbeitsplätze organisieren müssen?
Beckers: Im Prinzip gilt diese Dreiteilung – was ist neu, was ist in Bearbeitung, was geht wieder raus – für beide Arbeitsplätze. Selbst wenn ich im Lehrerzimmer natürlich wenig Platz habe, kann ich mir zum Beispiel mit Ablagekörben helfen. Dann kann ich meine Ordnung auch an einem relativ begrenzten Arbeitsplatz halten.
Und haben Sie auch eine Lösung für das ständige Hin- und Herschleppen von Materialien?
Beckers: Materialien, von denen ich nur ein Exemplar besitze, muss ich natürlich mitnehmen, wenn ich damit arbeiten will. Das lässt sich nicht vermeiden. Wenn es sich allerdings um Dokumente handelt, die ich auch in digitaler Form habe, sieht es schon anders aus. Ich kann also nur empfehlen, genau im Blick zu haben, was von meinen Materialien ein Ausdruck ist, was ich vielleicht einscannen und mir als Datei schicken kann und was ich eben im Original brauche. Das verringert schon mal Papiermengen.
Würden Sie sagen, der Trend geht zur Cloud?
Beckers: Ja. Ich setze mich generell dafür ein, dass papierloser gearbeitet wird. Und auch auf meinem Computer kann ich ja mit der Dreiteilung arbeiten, indem ich mir auf dem Desktop entsprechende Ordner einrichte: Eingang, Bearbeitung und Ausgang. Es gibt auch wirklich gute Programme für die eigene Organisation, OneNote für Microsoft oder Evernote für Mac-User. Das sind zwei digitale Notizbücher, die sehr intuitiv zu bedienen sind und die für Unterrichtsvorbereitung oder die Terminplanung sehr hilfreich sein können.
Es gibt noch ein zweites Problem, mit dem Lehrerinnen und Lehrer zu kämpfen haben: Die oft chaotische Situation im Lehrerzimmer. Wie kann man effektiv arbeiten und Ordnung halten, wenn man zusammen mit vielen Menschen in einem Raum arbeitet?
Beckers: Großraumbüros sind die Pest, darin kann man einfach schwer die Konzentration halten. Das ist nicht nur im Lehrerzimmer so, das gilt für alle Unternehmen. Aber besonders in Lehrerzimmern stellt sich die Frage, ob es sich um einen Büroraum oder um einen Kommunikationsraum handelt? Das muss ich ganz klar bestimmen. Denn wenn die einen es als Kommunikationsraum sehen und die anderen möchten dort in Ruhe etwas korrigieren, dann funktioniert das Ganze nicht. Meistens ist das Lehrerzimmer eher der Kommunikationsraum. Dann müsste aber die Schulleitung dafür sorgen, dass noch ein, zwei andere Räume zur Verfügung gestellt werden, wo sich die Kollegen zum Arbeiten zurückziehen können.
Aber nicht jede Schule hat dafür Räume übrig…
Beckers: Dann könnte das Kollegium Zeiten vereinbaren und zum Beispiel sagen, in der Pausenzeit ist das Lehrerzimmer ein Kommunikationsraum und wenn Unterricht ist, dann ist es bitte ein Konzentrationsraum.
Sie sind auch Expertin für Zeitmanagement. Was bedeutet sinnvolles Zeitmanagement für Sie?
Beckers: Das Wort an sich ist irreführend, weil man die Zeit ja in dem Sinne nicht managen kann. Ich kann nur Dinge managen, also bestimmen, was ich in welcher Zeit mache. Vieles ist natürlich von außen vorgegeben, danach muss ich mich richten – wie Ferienzeiten oder die Zeugnisvergabe. Es ist ein Irrtum zu glauben, ich kann durch Zeitmanagement Zeit einsparen. Es geht vielmehr darum, bewusst auszuwählen, welche Aufgaben ich am besten in welcher Zeit erledige.
Sie sagen, Zeit kann man nicht sparen. Aber es gibt doch sicherlich Tätigkeiten, die wirkliche Zeitfresser sind, die man vielleicht vermeiden oder beschleunigen kann.
Beckers: Beschleunigen kann ich mich nur dadurch, indem ich Abläufe, die sich wiederholen, besser organisiere – zum Beispiel durch Checklisten. Die Dinge, die ich vor Schulbeginn erledigen muss, wiederholen sich jedes Jahr. Wenn ich mir jedes Jahr aufs Neue überlege, was ich noch zu tun habe, dann verliere ich natürlich in dem Sinne Zeit. Wenn ich aber eine Checkliste habe, die mir ganz klar sagt, was ich machen muss, unterstützt mich das in meinen Arbeitsabläufen.
An welchen Punkten können Lehrkräfte noch ansetzen, um effektiver in der Zeitgestaltung zu werden?
Beckers: Ein guter Lehrer hat ja unglaublich viele Ideen für den Unterricht. Es hilft auch, sich mal zu fragen, ob ich mich in diesen Ideen verliere. Lehrerinnen und Lehrer sollten unterscheiden lernen zwischen Ideen, die ich irgendwann in Zukunft gerne mal ausprobieren würde und Ideen, die ich wirklich akut für die Unterrichtsplanung benötige.
Warum ist es sinnvoll, sich mal ganz grundsätzlich mit solchen Fragen zur Ordnung und zur Organisation zu beschäftigen?
Beckers: Es lohnt sich, an diese Fragen dranzugehen, sobald man merkt, dass etwas ins Ungleichgewicht gekommen ist – Ungleichgewicht in dem Sinne, dass irgendetwas leidet: meine Familie, meine Freizeit, das, was mir eigentlich am Herzen liegt. Dann sollte ich doch mal genauer hingucken und etwas verändern. Ich sollte mich fragen, was eigentlich immer so lange dauert: Verliere ich mich in meinen eigenen Ideen? Verschwende ich viel Zeit mit dem Suchen von Material, weil ich keine passende Ordnung am Arbeitsplatz habe? Kann ich meinen Arbeitsplatz so gestalten, dass ich meine Aufgaben effektiver erledigen kann – beispielsweise durch eine gut beschriftete Hängeregistratur. Also immer, wenn sich eine Unzufriedenheit einschleicht, sollte man sein eigenes Arbeitsverhalten hinterfragen.
Christa Beckers ist Organisationsberaterin und betreibt das Unternehmen „OIB – Organisation im Büro“. Als Beraterin und Trainerin bietet Einzelcoachings und Schulungen an – und unterstützt Menschen dabei, ihre Arbeitszeit effektiv zu nutzen. Zu ihren Kunden gehören auch immer wieder Lehrkräfte.
