Beschaffung: Mit der EGFL Einkaufsgemeinschaft für Schulen cleverer einkaufen

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Wenn die ganze Welt Laptops oder Luftreiniger beschafft, dann ist es für Schulträger schwer, bewährte Geräte zu finden, die lieferfähig sind. Bei kleinen Stückzahlen ist es kaum möglich, gute Konditionen zu erhalten. Es fehlt oft Zeit und Einblick für die Marktsichtung und den Angebotsvergleich. Schon der Digitalpakt legte nahe, sich zu Einkaufsgemeinschaften zusammenzuschließen. Daher wurde im Jahr 2020 die EGFL (Einkaufsgemeinschaft Forschung und Lehre) als Service für Schulträger gegründet. Was bringt sie und wie funktioniert sie?

Bildunterschrift: Wer seinen Bedarf klug bündelt, kauft stärker (getrennt voneinander) ein. Foto: EGFL

Was bringt eine Einkaufsgemeinschaft für Schulen?

Sie hilft Bildungseinrichtungen besser einzukaufen, weil sie über die EGFL ihr Volumen bündeln und dennoch korrekt getrennt voneinander beschaffen können. „Wir holen mehrere Vergleichsangebote ein, so wie sie beispielsweise für eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb notwendig sind“, erklärt Christian Eineder von der EGFL. Das ist eine spürbare Erleichterung für die Schulträger, da die EGFL die Marktsichtung, den Angebotsvergleich und die Erstellung des Preisspiegels übernimmt. Zudem gibt die EGFL die Erfahrungen der Mitglieder sowie die aktuellen Verfügbarkeiten und Lieferengpässe in der Beratung weiter. Die Zielgruppe besteht v.a. aus Privatschulen, Gemeinden und weiterführenden Bildungseinrichtungen – v.a. für die Beschaffungen unter den Schwellenwerten (bis 31.12.2021 bis zu € 214.000, –, danach € 100.000, –). Die Schulträger eint dabei das Ziel, eine moderne Ausstattung zu wettbewerbsfähigen Konditionen mit minimalem Aufwand zu erhalten.

Manchmal entsteht hier ein Missverständnis. Die Einkaufsgemeinschaft ist kein Shop, sondern ein Dienstleister, der scoutet, sucht, vergleicht und benennt. Zunächst schließt der Beschaffer eine Mitgliedschaft ab (kostenfrei) und gibt seine funktionalen Anforderungen oder den Gerätetyp vor. Alternativ schließt er sich bei laufenden Beschaffungen an. Anschließend findet die EGFL mindestens drei wettbewerbsfähige Angebote zu Sonderkonditionen, wertet sie aus und legt sie gemeinsam mit Preisspiegel und Vergabevorschlag vor. Letztlich wird das beste Angebot direkt durch den Sachaufwandsträger beim besten Anbieter beauftragt.

Die EGFL löst ein bekanntes Dilemma

„Einkaufsgemeinschaften gibt es für die Industrie wie Sand am Meer“, erzählt Christian Eineder. Schulen hatten bisher keine Einkaufsgemeinschaft. Die EGFL schließt diese Lücke und fungiert als Anlaufstelle für Bildungseinrichtungen, um ihre Beschaffungsvorhaben zu platzieren.

Anders als bei Online-Shops erhalten die Mitglieder mehrere direkt auf sie ausgestellte Angebote. Das ist für die Beschaffer wichtig, denn in der Vergabeakte sollte dokumentiert werden, dass mindestens drei unabhängige, vergleichbare Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste beauftragt wurde. Der Schulträger kann die Anbieterauswahl vorgeben oder dem Vorschlag der EGFL auf Basis der Marktkenntnisse, Gerätetypen und Verfügbarkeiten folgen.

Wer beispielsweise IT oder mobile Luftreinigungsgeräte heute noch auf Zuruf seines regional bevorzugten Dienstleisters beschafft, der handelt weder zeitgemäß noch wirtschaftlich. Der regionale Dienstleister kann in den Wettbewerbsvergleich durch die EGFL einbezogen werden, sollte aber nicht automatisch der Lieferant für die Hardware sein. Wirtschaftlichkeit und Verfügbarkeit sind entscheidend. Wer dann noch Zeit und Geld sparen möchte… hat vermutlich auf www.forschung-lehre.de seine neue Anlaufstelle gefunden.

Christian Eineder

Dies ist eine Pressemitteilung der EGFL Einkaufsgemeinschaft Forschung und Lehre GmbH. 

https://forschung-lehre.de/

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1 KOMMENTAR

  1. Häufig sind die Vergabeschwellen ein Hemmnis für Landkreise und Kommunen. Es geht auch einfach. Zitat aus Schreiben 11.7.2021 Bayer. Innenminister, Vergaberechtliche Aspekte zur Förderung von Luftreinigern:
    „Geht man von Kosten für ein Gerät in Höhe von 3.500 € netto aus, wäre der Schwellenwert erst ab 62 Geräten überschritten. In diesem Zusammenhang könnte den Kommunen eine Bestimmung in § 3 Abs. 2 Satz 2 VgV helfen, wonach bei eigenverantwortlichen Beschaffungen durch eigenständige Organisationseinheiten (z. B. einzelne Schulen) die Auftragswerte je Organisationseinheit gesondert betrachtet werden können. Voraussetzung ist, dass die einzelne Schule über ein ei-genes Budget zur Mittelbewirtschaftung verfügt. Liegt eine organisatorische Verselbständigung (noch) nicht vor, könnte diese möglicherweise noch kurzfristig im Wege einer dringlichen Anordnung nach Art. 37 Abs. 3 GO geschaffen werden. Die dringliche Anordnung eines Budgets ist möglich, soweit nicht eine Sitzung des zur Entscheidung berufenen Gremiums nach der Geschäftsordnung rechtzeitig einberufen werden kann. Dies entscheidet die Kommune in eigener Verantwortung.
    Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die Vergabegrundsätze in der Bekanntmachung des Innenministeriums über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich, die zur Bewältigung der Corona-Pandemie bereits erhebliche Erleichterungen vorsehen. So kann (befristet bis zum 31. Dezember 2021) bis zum Schwellenwert von 214.000 € ohne weitere Begründung eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, d.h. es genügt, mehrere (in der Regel mindestens drei) Vergleichsangebote einzuholen. Mindestfristen sind in den Vergabegrundsätzen nicht vorgesehen.“

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