Hilfe – ich muss eine Klassenfahrt planen! Tipps und Tricks, wie die Reise zum Highlight wird

Neben den vielen Aufgaben einer Lehrkraft auch noch eine mehrtägige Reise für bis zu 31 Kinder auf die Beine stellen – das ist kein leichtes Unterfangen. Aber es gibt Unterstützung: das Deutsche Jugendherbergswerk Rheinland bietet eine umfassende Beratung, fertige Programme, Packlisten und nicht zuletzt einen Klassenfahrten-Planer, der Schritt für Schritt erklärt, wann was zu tun ist.

Irgendwann kommt diese Aufgabe auf jede Lehrkraft zu: Eine Klassenfahrt muss organisiert und durchgeführt werden. Wer zum ersten Mal vor dieser Aufgabe steht, dem stellen sich unzählige Fragen. Wo soll es für wie lange hingehen? Wie teuer darf die Reise werden? Und: Wann und womit fange ich an? Jacqueline Hugo vom Service-Center des Deutschen Jugendherbergswerks, Landesverband Rheinland, antwortet auf diese Fragen erstmal mit einer Gegenfrage: „Um welche Altersklasse geht es?“ Ihr Rat: Passen Sie das Reiseziel und die Reisedauer an das Alter der Schüler*innen an – je jünger, desto geringer sollte die Entfernung zum Heimatort sein. Außerdem sind viele Jugendherbergen auf bestimmte Altersklassen – Grundschule, Sekundar- oder Oberstufe – ausgerichtet. „Die Häuser in Großstädten sind beispielsweise erst ab der Stufe 7 geeignet“, erklärt Hugo.

Ein weiterer Rat der Fachfrau: Die Planung der Klassenfahrt sollte so früh wie möglich beginnen. „Viele erfahrene Lehrkräfte buchen schon zwei Jahre im Voraus, um in der Hochsaison ihre Wunsch-Jugendherberge zum favorisierten Termin zu bekommen“, berichtet Hugo. Wer flexibel ist, was das Reiseziel und die Reisezeit anbelangen, könne aber auch später starten. Um Eltern und Schüler*innen frühzeitig informieren und einbeziehen zu können, empfiehlt sie, rund zwölf Monate vor Reiseantritt mit der Konzeption zu beginnen. Damit dabei dann nichts vergessen wird, bietet das DJH Rheinland neben seiner Beratung eine weitere Serviceleistung für Lehrkräfte an: den „Countdown – Klassenfahrten-Planer“, der kostenfrei heruntergeladen werden kann. „Er enthält unter anderem eine Checkliste, wann was zu planen und zu erledigen ist, an der sich die Lehrkräfte Schritt für Schritt entlanghangeln können“, so die DJH-Mitarbeiterin.

Das Grundkonzept

Zunächst bedarf es aber eines Grundkonzeptes, das bereit alternative Reiseziele und -termine enthält. Dafür ist neben dem Alter der Kinder auch der finanzielle Rahmen entscheidend. Um ihn zu ermitteln, empfiehlt sich ein Blick in das Schulgesetz und ein Gespräch mit Kolleg*innen oder dem Schulsekretariat. Denn zum einen hat jedes Bundesland eigene Bestimmungen, wie hoch die Kosten pro Schüler*in maximal sein dürfen, zum anderen kann im Rahmen des Gesetzes auch jede Schule per Beschluss der Schulkonferenz einen Betrag festlegen. Ein Tipp von der Fachfrau, um die Kosten gering zu halten: „Versuchen Sie die Klassenfahrt in die Nebensaison zu legen. Dann wird sie in der Regel deutlich günstiger, als wenn sie beispielsweise in den Wochen vor den Herbst-, Oster- oder Sommerferien stattfindet.“ Ein weiterer Vorteil der Nebensaison: Die Häuser sind nicht voll ausgebucht und es stehen mehr Gruppenräume und Co. für das Programm der Klasse zur Verfügung.

Bezüglich des Programms muss geklärt werden, ob die Lehrkraft es in Eigenregie plant und durchführt, oder ob die Klasse eines der verschiedenen Programme bucht, die von den Jugendherbergen angeboten und von qualifizierten Partnern der Herbergen umgesetzt werden. „In unseren Häusern ist beides möglich. Wollen die Lehrkräfte selbst planen, helfen ihnen die Mitarbeiter der Jugendherbergen vor Ort mit ihrem Wissen über Öffnungszeiten, Reservierungen und ähnlichem weiter. Wir bieten aber auch viele fertige Programme mit unterschiedlichen Ausrichtungen. Dazu gehören auch Konzepte, die ganz gezielt Kompetenzen des Grundschullehrplans unterstützen oder intensiv den Erwerb von Sozialkompetenzen fördern“, berichtet Jacqueline Hugo. Eine ausführliche Beschreibung der verschiedenen Optionen finden sich auf den Websites des DJH. „Unsere Programmpartner stellen außerdem vielfach zusätzliche Unterlagen und Informationen zur Verfügung, die sich ebenfalls auf unserer Homepage finden“, fügt Holger Heider, Leiter der Jugendherberge Wiehl, hinzu. Die Jugendherbergen stehen bei Fragen zudem auch telefonisch oder per Mail beratend zur Seite, so Heider weiter.

Die Vorteile für die Lehrkräfte, die diesen Service in Anspruch nehmen: Sie sparen die Zeit für die Planung des Programms, und Dank der Durchführung durch ausgebildete Referent*innen können sie sich ganz auf ihre Schüler*innen konzentrieren und sie ungestört in einem anderen Umfeld beobachten.

Termin absprechen, reservieren, Eltern und Schüler*innen einbinden

Steht das Grundkonzept, kann es der Schulleitung vorgestellt und gemeinsam ein konkreter Termin abgesprochen werden. „Wir empfehlen, mit diesem Termin bei uns im Service-Center oder direkt bei den Häusern, die in Frage kommen, anzufragen, oder sich auf unserer Homepage zu informieren“, sagt Jacqueline Hugo. So erfährt die Lehrkraft sofort, wo, wann etwas frei ist und kann sich ein oder mehrere konkrete Angebote erstellen lassen.

Dann heißt es umgehend die Eltern und Schüler*innen zu informieren und einzubeziehen. Der „Countdown – Klassenfahrten-Planer“ unterstützt die Lehrkräfte auch dabei: Er bietet eine fertige Einladung zum Elternabend, einen Fragebogen für die Kinder und Jugendlichen, welche Erwartungen sie haben und was sie unternehmen wollen, einen Vordruck für ein Informationsschreiben, in dem alle Beschlüsse des Elternabends zusammengefasst werden, sowie eine vorgefertigte Einverständniserklärung.

Nicht zuletzt findet sich dort auch ein Informationsblatt – sowohl in deutscher als auch in türkischer und arabischer Sprache -, das sich speziell an Eltern islamischen Glaubens richtet. Denn: Bei mehrtägigen Klassenfahrten in eine Jugendherberge scheitere die Teilnahme von Schüler*innen islamischen Glaubens teilweise daran, dass ihre Eltern die Fahrt nicht erlauben, da ihnen solche Fahrten fremd sind und sie selbst Jugendherbergen nicht kennen. Mit den Informationen über getrennte Schlaf- und Waschräume, die Möglichkeit, den Speiseplan auf den islamischen Glauben auszurichten und andere wichtige Fakten, sollen mögliche falsche Vorstellungen beseitigt werden. Schließlich ist für eine Klassenfahrt ganz entscheidend, dass möglichst alle Kinder mit dabei sind.

Hier geht es zu den Planungshilfen des DJH Rheinland.

Haus und Programm buchen, Anreise planen

Haben die Schüler*innen und Eltern ein Reiseziel gewählt, sollte umgehend gebucht werden – wenn gewünscht, auch schon das ausgesuchte Programm. Anschließend muss die Anreise festgezurrt werden. Wer in eines der 32 Häuser des DJH Rheinland reist, bekommt auch hier Unterstützung. „Das Service-Center berät zum Beispiel, ob eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist oder lieber ein Bus organisiert werden sollte“, erklärt Jacqueline Hugo. Einige der Jugendherbergen bieten zudem an, die Buchung des Busunternehmens zu übernehmen oder Angebote für die Hin- und Rückfahrt zusammenzustellen. Dazu gehört auch die Jugendherberge Wiehl. „Wenn eine Schule bei uns bucht, bekommt die Lehrkraft zusammen mit der Buchungsbestätigung ein unverbindliches, aber unterschriftsreifes Angebot für die Hin- und Rückreise inklusive der An- und Abfahrtszeiten“, sagt Holger Heider.

Bei Fragen rund um Versicherungsschutz oder Stornierungsbedingungen helfen die Mitarbeiter des DJH Rheinland oder der Jugendherbergen ebenfalls weiter. Viele Fragen zu Themen von A wie Antragstellung über I wie Inklusion bis W wie Wasser- und Klettersport werden außerdem im „A bis Z der Klassenfahrten“ im „Countdown“ beantwortet. Auch rechtliche Verpflichtungen der Lehrkraft werden hier aufgeführt – beispielsweise, dass alle Verträge mit dem Zusatz „im Auftrag“ unterschrieben werden müssen, da sie im Namen der Schule und nicht der Lehrkraft geschlossen werden. Nicht zuletzt bieten viele Jugendherbergen – passend zum Programm, das gewählt wurde – eine Packliste für Schülerschaft und Lehrkraft an, damit beispielsweise fehlende Badesachen eines Kindes nicht zum Problem der gesamten Fahrt werden.

Zimmeraufteilung, Getränkepauschale, Essenswünsche und Abendgestaltung

Kurz vor Fahrtantritt treibt Schüler*innen und Lehrkräfte neben dem Packen noch ein weiteres Thema um: die Zimmerbelegung. „Damit das nicht erst vor Ort geklärt werden muss, schicken wir den Lehrkräften eine Woche vor der Anreise die Zimmeraufteilung – eine Liste mit der Anzahl der Zimmer und der jeweiligen Bettenzahl“, nennt Heider einen weiteren Service seines Hauses, den auch viele andere Jugendherbergen leisten. Die Lehrkräfte können dadurch in aller Ruhe vorab mit den Schüler*innen klären, wer zusammen auf ein Zimmer kommt. Vor Ort müssen dann nur noch die Zimmerschlüssel verteilt werden.

Sind die Zimmer bezogen, stellt sich unmittelbar danach für viele Kinder und Jugendliche die Frage, wo es wann was zu essen und zu trinken gibt. Im Idealfall haben die Lehrkräfte auch hier vorab die Unterstützung der Jugendherbergen angenommen: „Wir bieten eine sogenannte Getränkepauschale an. Das heißt, zu einem vorher festgelegten Preis gibt es unbegrenzten Zugang zu Mineralwasser, Apfelschorle und Zitronensprudel“, so der Jugendherbergsleiter. Der Vorteil für die Lehrer: Sie können die Kosten vorab fix einplanen und müssen die Getränkekosten nicht kurz vor der Rückreise mit der Jugendherberge und anschließend mit den Eltern abrechnen.

Andere Getränke können die Kinder und Jugendlichen sich übrigens an Automaten in den Jugendherbergen kaufen. „Und für die Lehrkräfte haben wir ein Selfservice Bistro. Hier gibt es – nur für sie zugänglich – Erfrischungsgetränke aller Art und die Möglichkeit mit den Kolleg*innen noch zusammenzusitzen und sich auszutauschen, wenn die Schüler*innen auf ihren Zimmern sind“, sagt Heider.

Auch auf Essenswünsche nehmen die Jugendherbergen große Rücksicht. „Wenn wir spätestens zwei Wochen vor der Klassenfahrt informiert werden, planen wir die Mahlzeiten so, dass jeder normal mitessen kann – unabhängig davon, ob Allergien bestehen, ein vegetarisches oder veganes Essen gewünscht wird oder es aus religiösen Gründen bestimmte Lebensmittel nicht geben darf“, erklärt der Jugendherbergsleiter.

Nicht zuletzt stehen die Jugendherbergen den Lehrkräften auch bei der Abendgestaltung zur Seite. „Bei uns können die Klassen beispielsweise noch spontan wählen, ob sie einen klassischen Disco- oder lieber einen Film-Abend machen wollen“, berichtet Holger Heider. Die technische Ausstattung und auch die Verpflegung in Form von Knabberzeug sei immer ausreichend vorhanden. Auch darum müssen sich die Lehrkräfte nicht kümmern.

Die Sorge, bei der Organisation der Klassenfahrt irgendetwas zu vergessen oder zu spät zu erledigen, braucht mit dieser Unterstützung niemand mehr zu haben. Und der Schrecken, eine Klassenfahrt planen zu müssen, ist hoffentlich genommen.

Einen Überblick über alle Jugendherbergen im Rheinland sowie alle Programmangebote finden sich unter www.jh-klassenfahrten.de

Von der Klasse zum starken Team – die neuen Programme in den Jugendherbergen des DJH Rheinland